SHARE

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, agency phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản mô tả (brief) , căn cứ vào các yêu cầu trong bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao

Nếu không nhận được đầy đủ thông tin, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ để thực hiện sai yêu cầu và mong muốn của khách hàng. Điều này gây ra thiệt hại về thời gian và công sức của đơn vị tổ chức sự kiện.

Thông qua bản brief, ta cần xác định các yếu tố cần thiết như sau:

NGUYÊN TẮC 5W TRONG TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN

WHY:

–        Vai trò của sự kiện trong chiến dịch tiếp thị/ truyền thông của khách hàng?
–        Mục đích của khách hàng khi tổ chức sự kiện lần này?
–        Mục tiêu của khách hàng khi tổ chức sự kiện này là gì?

WHERE:

–        Sự kiện được tổ chức ở địa phương nào?

  • Mỗi địa phương tổ chức sự kiện khác nhau sẽ ảnh hưởng đến cách thức tổ chức Chương trình. Vd: tổ chức sự kiện ở HCM sẽ khác tổ chức sự kiện ở HN về yếu tố văn hóa, thời tiết, con người….

–        Sự kiện được tổ chức ở đâu?

  • Mỗi địa điểm tổ chức khác nhau sẽ dẫn đến cách xây dựng chương trình khác nhau…
  • Mood & tone của mỗi Chương trình cũng khác nhau tùy thuộc vào không gian tổ chức của địa điểm. Vd: ấm ấp, sang trọng, sôi động…..
  • Sự kiện trong nhà được tổ chức hoàn toàn khác so với sự kiện ngoài trời.

WHEN:

–        Sự kiện được tổ chức vào thời điểm nào?

  • Mỗi thời điểm trong năm sẽ có các yếu tố tác động đến Chương trình sự kiện. Vd: tổ chức sự kiện vào tháng 6 nên đề phòng trường hợp trời dễ mưa…

–        Sự kiện tổ chức vào thời gian nào?

  • Thời gian sự kiện diễn ra là buổi sáng, trưa, hay chiều tối?
  • Thời lượng sự kiện
  • Thời gian có phù hợp với khách hàng

WHO?

–        Ai sẽ là người tham gia vào sự kiện? Target Audiences?
–        Việc xác định đúng nhu cầu khách hàng mục tiêu sẽ giúp agency đưa ra các phương án và giải pháp thích hợp để thực hiện sự kiện.
–        Điều này cũng giúp xác định đúng 2 yếu tố WHEN & WHERE nhằm đáp ứng tốt về yêu cầu của khách hàng mục tiêu
–        Xem thêm tại:

WHAT

–        Các hoạt động mà khách hàng mong muốn có trong sự kiện?
–        Các tiết mục biểu diễn? các bài diễn văn hay khách mời.
–        Những sự kiện tương tự mà nhãn hàng/ khách hàng đã làm.

Khi đã xác định được đúng các yếu tố và yêu cầu cơ bản của sự kiện, agency sẽ có cơ sở để đưa ra các định hướng tiếp theo cho quá trình sáng tạo và xây dựng sự kiện. Việc này đòi hỏi thời gian và tính sáng tạo, mức độ chuyên nghiệp của từng agency.

Biên soạn bởi Bill Nguyen – Theo giáo trình đào tạo của BMG International Education

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here