Vì dường như tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ khá khó khăn, vì là một sự kiện không thể thành công nếu như thiếu khâu chuẩn bị và tổ chức một cách kỹ lưỡng. Chính vì thế chúng ta– những người tổ chức sự kiện – sinh ra là giúp cho các sự kiện được hoàn hảo và thành công. Muốn được như vậy khâu chuẩn bị phải trải qua các bước không đơn giản
PHẦN 3/4: 24 GIỜ TRƯỚC KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Giữ bình tĩnh:
Là điều vô cùng quan trọng để giữ vững tinh thần và đặc biệt không nên lo lắng. Bạn đã được chuẩn bị kế hoạch này trong nhiều tháng và tất cả đều nằm trong tầm kiềm soát. Khi bạn càng bình tĩnh bao nhiêu thì các thành viên trong nhóm của bạn sẽ bình tĩnh bấy nhiêu, và chương trình sẽ suôn sẻ và tốt đẹp như bạn mong muốn.
Sự nghiêm túc. Những vấn đề cơ bản, những điều có thể sẽ xảy ra, bạn đều phải lường trước – nếu có điều gì sai, bạn phải biết làm thế nào để xử lý nó. Và luôn nhớ rằng: không một ai có cơ hội đổ lỗi cho bạn. Vị khách gây mất trật tự hay thức ăn không ngon thì mọi người vẫn có suy nghĩ tích cực về bạn – bạn không thể kiểm soát tất tần tật mọi thứ. Vì thế hãy thư giãn.Mọi việc sẽ ổn thôi.
2. Kiểm tra từ A-Z với các thành viên trong nhóm.
Bạn phải trao đổi với tất cả mọi người về địa điểm và thời gian của chương trình. Điều cuối cùng là toàn bộ thành viên phải nắm rõ từ ngày tổ chức chương trình thời gian địa điểm cũng như những việc nhỏ nhặt khác.
Bạn luôn phải làm việc hết mình trong bất cừ trường hợp nào. Những câu hỏi như “Mọi người có thoải mái với nhiệm vụ của họ không? Mọi người có làm việc cùng với nhau để mọi thứ thật suôn sẻ không?” Nếu không, hãy nói chuyện với họ và xem tìm cách tháo gỡ những rắc rối đó và có cách sắp xếp lại nhân sự hợp lý theo từng công việc.
3. Kiểm tra tất cả các thiệp mời và xác nhận tham gia của khách hàng.
Lập danh sách khách mời và một bản đối chiếu khác. Đối với hầu hết các sự kiện, số lượng người phản hồi thư mời sẽ không là số lượng người chắc chắn tham gia. Ví dụ như 50 người cho biết họ sẽ tham gia, nhưng cuối cùng có thể con số là 5 người hoặc 500 người. Vì vậy, nếu bạn biết được số người tham dự thì cũng phải sẵn sàng xử lý 2 tình huống trên.
Hãy chọn những phương á phù hợp để nhắc các khách mời về sự kiện của bạn. Bạn sẽ thất bại khi nghe câu: “Thế à, chương trình vào ngày mai à?” Với một cuộc gọi điện thoại hay tin nhắn lịch sự bạn hoàn toàn có thể tránh được điều bất cập trên.
4. Đến địa điểm tổ chức và kiểm tra mọi thứ sẵn sàng.
Khán phòng có sạch sẽ và đúng như kế hoạch? Tất cả các thiết bị điện tử có hoàn toàn tốt không? Nếu cần, bạn có thể kiểm tra lại một lần nữa. Tất cả nhân sự đã chuẩn bị mọi thứ hoàn tất chưa
Kiểm tra số lượng người tham dự chương trình. Bạn có thể nhờ ai nào đó làm giúp những việc khẩn cấp, chăm sóc khách hàng hay những vấn đề ngoài phát sinh ngoài kế hoạch…
5. Tài liệu cho khách hàng.
Bộ tài liệu này có thể bao gồm chai nước, bánh ngọt, giấy ghi chú, bút bi, cuốn sổ nhỏ và bất kỳ thông tin mà họ quan tâm. Sẽ là một ý tưởng hay nếu bạn bao gồm luôn cả quà lưu niệm cho khách. Và cũng nhờ vậybạn có thể thuyết phụckhách hàng hoặc thậm chí là đối tác giữ liên lạc với bạn. Sự chuẩn bị chu đáo sẽ tránh làm cho khách hàng có cảm gíac bị bỏ rơi
6. Chuẩn danh sách các việc cần làm.
Danh sách các thông tin cần thiết được sắp xếp theo thời gian và / hoặc từng phòng. Chuẩn bị một chương trình chi tiết cho các hoạt động quan trọng. Định dạng thế nào là tùy bạn,chỉ cần cố gắng cung cấp lượng thông tin tối thiểu để mọi người dễ dàng đọc và nhớ được.
Lên chương trình chi tiết theo từng bộ phận khác nhau sẽ thật sự hữu dụng cho bạn và mọi người trong suốt quá trình diễn ra event. Người dẫn chương trình có thể có một danh sách vị khách sẽ phát biểu và biết được họ ngồi ở đâu và khi nào sẽ lên phát biểu. Đồng nghiệp của bạn có thể cần danh sách các thiết bị, thời gian…
7. Lên một danh sách chi tiết các vật dụng mà bạn cần phải mang tới địa điểm tổ chức.
Sẽ rất tồi tệ khi mọi khâu sẵn sàng, khách hàng đã có mặt ở sự kiện và bạn chợt nhận ra là bạn quên không mang 12000 cái ly tới sự kiện. Và kết quả sự kiện của bạn thất bại. Hãy chắc chắn là bạn kiểm tra thật kỹ mọi thứ.
Nếu có quá nhiều nhiệm vụ trong khâu tổ chức, sắp xếp bạn cần phân công từng người cho từng nhiệm vụ cụ thể. Bằng cách đó, bạn không phí thời gian kiểm tra và lật tung mọi thứ vì chúng. Bố trí công việc cho từng người để chu toàn một cách tốt nhật.
Source: WikiHow
Original link: http://www.wikihow.com/Organise-an-Event
Biên Dịch: Quỳnh Trâm
