Vì dường như tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ khá khó khăn, vì là một sự kiện không thể thành công nếu như thiếu khâu chuẩn bị và tổ chức một cách kỹ lưỡng. Chính vì thế chúng ta– những người tổ chức sự kiện – sinh ra là giúp cho các sự kiện được hoàn hảo và thành công. Muốn được như vậy khâu chuẩn bị phải trải qua các bước không đơn giản…
PHẦN 4/4: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀO NGÀY SỰ KIỆN DIỄN RA
1. Có mặt sớm khi sự kiện diễn ra.
Kiểm tra xem tất cả các khâu: nhân sự đã có mặt chưa và những thiết bị điện tử cần thiết có hoạt động tốt không? Còn có bất kỳ vấn đề nào ở phút chót không. Khi mọi thứ đã ổn sẵn sàngthì việc duy nhất bạn có thể làm là chờ sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch
Hãy chắc chắn rằng các thành viên của tổ chức đều có dấu hiệu để nhận biết riêng (đồng phục, huy hiệu…), việc đó giúp bạn dễ dàng kiểm soát nhân sự và giúp cho khách hàng cũng không khó khăn khi cần sự trợ giúp từ phía ban tổ chức.
2. Sắp xếp ổn thỏa mọi việc từ ngoài vào trong.
Một tấm quảng cáo ở góc phố, những thông tin trên cửa dọc các hành lang. Bạn phải chắc rằng khách hàng của mình không phải lang thang mà không có bất kỳ một sự hướng dẫn cụ thể cặn kẽ nào
Biểu ngữ chào mừng và thông tin ở phía trước nơi diễn ra sự kiện đặc biệt hữu ích giúp cho khách hàng của bạn nhanh chóng nhận ra sự kiện mà họ tham gia diễn ra ở đâu, họ đi đúng hay chưa.
Chào mừng khách: Khi khách bước vào họsẽ thấyđược những gì họ cần làm. Khách hàng rất thích khi sự xuất hiện của mình được chào đón và mọi thắc mắc đều được giải đáp và nhận được sự giúp đỡ tận tình.
Âm nhạc! Giúp mọi người thư giãn hơn.
3. Hãy chắc chắn các thành viên được giao nhiệm vụ biết rõ và xử lý linh hoạt khi có vấn đề xảy ra.
Nếu MC đến muộn, vậy nên trì hoãn hay tiếp tục? Nếu ăn uống mất quá nhiều thời gian, khách hàng cần phải được thông báo về sự thay đổi lịch trình. Rất hiếm khi sự kiện hoàn toàn khớp theo kế hoạch, nhưng bạn phải léo lài để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất.
4. Bạn nên sắp xếp một nhiếp ảnh gia chuyên chụp sự kiện để lưu lại những khoảnh khắc nổi bật trong sự kiện vì sự kiện này sẽ chỉ diễn ra một lần duy nhất
Hãy để một người chuyên nghiệp giúp bạn làm chuyện này và hãy đưa cho họ tất cả thông tin về những hình ảnh mà bạn mong muốn sẽ được ghi lại.
5. Qùa tặng. Đó là một cách để bạn giữ mối quan hệ với khách hàng, và cũng tạo ấn tượng cho khách hàng.
6. Vệ sinh sạch sẽ! Kiểm tra đồng hồ đo điện, tháo gỡ các biểu ngữ, bảng chào… Phân chia công việc thì sẽ nhanh chóng hoàn thành .
Kiểm tra và chắc là không ai bỏ quên những vật dụng cá nhân có giá trị.
Nếu bạn phát hiện cái gì đó bị hư hỏng hãy liên hệ với địa điểm tổ chức để kịp thời sửa chữa.
7. Chú trọng đến quá trình sau sự kiện.
Tùy thuộc vào sự kiện mà bạn có những bước cụ thể. Dưới đây là một số việc bạn nên làm sau khi kết thúc sự kiện:
- Cảm ơn tất cả các thành viên trong nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợvà tình nguyện viên. Sự kiện không thể thành công nếu chỉ có mình bạn.
- Hoàn thành và quyết toán.
- Cảm ơn đối tác của bạn và các nhà tài trợ. Qua đó họ cảm thấy như họ đã thực hiện tài trợ hợp lý.
- Phát quà lưu niệm hoặc các ấn phẩm khác cho những người có liên quan.
- Cung cấp biên lai.
- Đăng những hình ảnh sự kiện lên trang web.
8. Đánh giá rút kinh nghiệm sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn..
Hãy phân tích và tìm hiểu những ý kiến phản hồi của Khách hàng. Nếu như bạn không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ phía khách hàng hãy hỏi đồng nghiệp của bạn, cùng nhau phân tích và tìm giải pháp tốt hơn.
Source: WikiHow
Original link: http://www.wikihow.com/Organise-an-Event
Biên Dịch: Quỳnh Trâm
