Vì dường như tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ khá khó khăn, vì là một sự kiện không thể thành công nếu như thiếu khâu chuẩn bị và tổ chức một cách kỹ lưỡng. Chính vì thế chúng ta– những người tổ chức sự kiện – sinh ra là giúp cho các sự kiện được hoàn hảo và thành công. Muốn được như vậy khâu chuẩn bị phải trải qua các bước không đơn giản
PHẦN 2/ 4: 2 TUẦN TRƯỚC SỰ KIỆN
1. Bạn phải chắc chắn mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Ấn định ngày, địa điểm, khách mời, nhân viên, tên của sự kiện. Có vấn đề gì xảy ra không. Tại thời điểm này các yếu tố phải được chốt
2. Gặp gỡ với nhóm của bạn.
Tất cả các yếu tố phải được duyệt xong: ngân sách, lịch trình, vv, các thành viên tham gia cho tới người quản lý giám sát sự kiện. Đây cũng là thời điểm tốt nhất để đưa ra và giải đáp các thắc mắc: Tất cả thành viên biết rõ công việc của mình chưa? Họ có thật sự hài long với tất cả các vấn đề không?
Gặp gỡ với các thành viên và tình nguyện viên của nhóm để đóng góp liệt kê tất cả những vấn đề có thể xảy ra theo dự đoán. Đây cũng là thời điểm hoàn hảo để đề một kế hoạch cụ thể và hướng giải quyết phù hợp
Hãy chắc chắn rằng không có bất kỳ vấn đề nảy sinh trong nội bộ. Giữ liên lạc với tất cả các trưởng nhóm cũng như các thành viên và tình nguyện viên trong nhóm.
3. Giao nhiệm vụ cho các thành viên và hãy để một người có kinh nghiệm điều phối tất cả các hoạt động .
Nếu sự kiện này là một sự kiện lớn, hãy để một người điều phối một hoạt động dưới sự giám sát chung của một người.
Các thành viên trong nhóm dành thời gian để gặp gỡ và và tham khảo ý kiến của các chuyên gia và người có kinh nghiệm trước sự kiện này được bắt đầu.
Về cơ bản họ có khả năng thúc đẩy tinh thần và để cho mọi người biết cả nhóm đang hoàn thành tốt công việc hay không.
4.Hãy chắc chắn bạn đã thông tin sự kiện trên các website.
Bạn có thể không chỉ thông tin sự kiện bên Facebook Twitter mà cả những trang cộng đồng khác. Sự kiện của bạn sẽ được biết rộng rãi hơn nếu như bạn biết sử dụng tốt các công cụ tiếp thị.
Và hiển nhiên, website/blog/ Facebook của chính sự kiện là một công cụ truyền thông rất tốt. Bạn có thể gửi lời mời sự kiện, lời nhắc nhở, hoặc đo lường sự tham gia và phản hồi của các khách mời. Bạn càng chủ động thông tin bao nhiêu thì khách mời càng nhận được thông tin của sự kiện nhiều bấy nhiêu.
5. Kêu gọi ngân sách từ các nhà tài trợ và từ các nguồn khác nhau khác,sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh trong tương lai!
Phải có một khoản tiền tạm ứng để trang trải các chi phí ban đầu – địa điểm, trang thiết bị, cung cấp thực phẩm. Một số những nhà cung cấp có thể yêu cầu bạn thanh toán trước khi sự kiện diễn ra, vì thế bạn luôn phải cần có một khoản tạm ứng từ ngân sách.
Phải đảm bảo bạn luôn có một hệ thống các giấy tờ và chứng từ đầy đủ dành cho sự kiện: hóa đơn, phiếu thu, các loại biên bản giao hàng, giao nhận….. Bạn cần lưu trữ lại tất cả các chứng từ để làm nghiệm thu sau này. Bạn càng quản lý tổ chức tốt thì giúp sự kiện dễ dàng thực hiện hơn, nhất là khi bạn đang làm việc cho một công ty với các đối tác bên ngoài.
6. Quảng bá sự kiện.
Chuẩn bị brochures, phát hành quảng cáo, thông báo cho các phương tiện truyền thông, gửi thư, gọi điện thoại, gửi tin nhắn, và gặp gỡ khách hàng VIP và các nhà tài trợ . Bạn phải suy nghĩ tất cả mọi cách có thể để mọi người biết đến sự kiện của bạn và hãy chắc chắn rằng thông tin bạn đưa ra hoàn toàn đầy đủ.
Bạn phải suy nghĩ đến khách hàng mục tiêu của mình là thành phần nào trong xã hội để có một hướng tiếp cận phù hợp và thành công nhất. Nếu khách hàng mục tiêu là sinh viên, bạn có thể tiếp cận họ ở đâu thời gian nào như thế nào ….
7. Chuẩn bị các giấy tờ cũng như vật dụng cần thiết cho sự kiện: trò chơi, vật lưu niệm, giấy phép….
Sẽ có rất nhiều những việc nhỏ mà đôi khi bạn sẽ không chú ý chính vì thế phải đảm bảo rằng bạn chú ý đến những gì tiểu tiết nhất. Và đừng quên bàn, ghế, thiết bị âm thanh, các bảng hiệu, khăn trải bàn, và những vật quan trọng khác.
Chính vì thế bạn phải không ngừng suy nghĩ về các chi tiết cho đến khi bạn tìm thấy 5 điều bạn quên chưa thực hiện và ghi ra tất cả những gì mà bạn có thể nhớ tới. Bạn phải chắc một điều là bất cứ vấn đề gì xảy ra, bạn đều có thể xử lý được.
8. Chuẩn bị mọi yếu tố cần thiết cho sự kiện của bạn
Từ hình ảnh video, phương tiện di chuyển cho khách…….đến chuẩn bị nước và đồ ăn. Kiểm tra và xác định khách tham dự có ăn chay hay chế độ ăn uống nào đặc biệt không..
Sắp xếp bàn ghế, phông nền, micro , loa , máy tính, máy chiếu LCD , tất cả đều phải được sắp xếp sẵn sàng ở nơi tổ chức
9. Chuẩn bị danh sách
Lên danh sách tất cả các số điện thoại, địa chỉ và email của các thành viên nhóm để bạn không mất thời gian khi cần đến. Ngoài ra , bạn cũng cần làm cho một danh sách liên lạc tương tự cho khách VIP và các nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ.
10. Khảo sát địa điểm tổ chức.
Bạn phải nắm rõ nơi đỗ xe, nhà vệ sinh, các lối vào vào cũng như thoát hiểm. Phải quan sát xung quanh nơi tổ chức xem có nơi photocopy, nơi gọi điện thoại, hoặc nơi mua một số vật dụng trong trường hợp khẩn cấp. Cơ bản là bạn phải nắm thật rõ nơi tổ chức sự kiện như là lòng bàn tay bạn.
Liên lạc và gặp người chịu trách nhiệm quản lý địa điểm tổ chức sự kiện, họ là người nắm rõ địa điểm đó hơn bất cứ ai. Học sẽ chia sẻ với bạn một số điều lưu ý mà bạn cần phải nắm rõ: quy định về thời gian, đóng cửa vào thời gian nào, chuông báo động…
Source: WikiHow
Original link: http://www.wikihow.com/Organise-an-Event
Biên Dịch: Quỳnh Trâm
